Vuokatinranta Oy

REKISTERISELOSTE
Asiakasrekisterijärjestelmä
21.11.2017

SISÄLTÖ

1. REKISTERIN NIMI
2. REKISTERIN PITÄJÄ
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
4. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
10. REKISERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
12. REKISTERIN SUOJAAMINEN
13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
15. TARKISTUSOIKEUS
16. TIEDONKORJAAMINEN
17. KIELTO-OIKEUS
18. REKISTERIHALLINTO
19. SISÄISEN REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS


1. REKISTERIN NIMI

Vuokatinranta Oy:n asiakasrekisteri

2. REKISTERIN PITÄJÄ

Vuokatinranta Oy

3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii Sari-Anne Vauhkonen

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm:

- tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
- huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
- huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisteriasioita hoitavana henkilönä toimii Sari-Anne Vauhkonen
Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoitus on mahdollistaa nykyisten ja tulevien asiakkaiden asiakasrekisterin pitäminen yrityksistä ja yksityisistä henkilöistä, sekä majoitustilojen hallinta ja majoitusvuokrien valvonta asiakaskohtaisesti.

Järjestelmään rekisteröidään Vuokatinranta Oy:n nykyiset asiakkaat, mahdolliset uudet asiakkaat, sekä yhteistyökumppanit.

Järjestelmää käytetään myös postitusluetteloita laadittaessa. Postitusluetteloita laaditaan kohderyhmämarkkinoinnissa, asiakasinfon postituksessa, markkinointitilaisuuksien kutsulistoja laadittaessa.

6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat Vuokatinranta Oy:n tai sen tytäryhtiöiden nykyisiä asiakkaita ja toivottavasti tulevia asiakkaita. Asiakkailla tarkoitetaan niin matkailu- ja huolto/siivous/vartiointipalveluita kuin kiinteistönvälitys- ja internetpalveluita ostavia asiakkaita sekä matkailupalveluiden tuottajia, kuten loma-asuntojen omistajat ja ohjelmapalveluyritykset.

Asiakasrekisteri on Vuokatinranta Oy:n välttämätön työkalu markkinoinnissa ja postituksissa sekä arkistohakemistona.

Lisäksi Vuokatinranta Oy joutuu pitämään rekisteriä majoitusasiakkaistaan
Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 perusteella.

7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat rekisteröityjen yksityisten henkilöiden ja yritysten nimi ja yhteystiedot.
Majoitusasiakkailta talletetaan lisäksi:
-suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
-matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
-matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä
Silloin kun laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 näitä vaatii.

8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta, tilaisuuksien järjestäjiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä.

9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan vain niille Vuokatinranta Oy:n yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat kyseistä asiakasta koskevan palveluketjun tuotantoon tai jotka laskuttavat sopimuksen mukaan palveluitaan suoraan kyseiseltä asiakkaalta. Sama pätee saatavien perimiseen.

Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

Majoittujien tiedot luovutetaan poliisille kuten laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii.

10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttää koko Vuokatinranta Oy:n henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaavat ensisijaisesti Vuokatinranta Oy:n myynti- ja markkinointihenkilöstö.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Rekisteristä tulostetaan sopimukset, laskut, laskuhuomautukset, perintäkarhukirjeet, kutsut ja osoitetarrat markkinointitarkoituksiin kuten esitepostitusta ja infokirjeitä varten.

11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN

Vuokatinranta Oy:n asiakasrekisteri on vain omaan käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.

12. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti Vuokatinranta Oy:n käytössä.

Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Kun vastuuhenkilöt eivät ole paikalla, on kone suljettuna tai lukittuna.

Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio.

13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Asiakasrekisterin tietoja aktiivitietokannassa säilytetään toistaiseksi. Vuokrausvälityssopimuksiin liittyvät tiedot siirretään arkistoon kahden vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Arkistossa vuokravälityssopimustietoja säilytetään kolme vuotta.

14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle annetaan palveluiden osto/varaustapahtumassa tai vuokrausvälityssopimuksen tekemisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisteriin ja taloushallinnolliseen tietojärjestelmään. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä rekisterin vastuuhenkilöillä.

15. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

16. TIEDON KORJAAMINEN

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä. Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

17. KIELTO-OIKEUS

Rekisteritietoja rekisteröidyllä on oikeus kieltää käyttämästä tietojaan suoramarkkinointiin ja markkina- ja mielipidetiedusteluihin tai tutkimuksiin.

18. REKISTERIHALLINTO

Vuokatinranta Oy:n toimiva johto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Toimitusjohtaja päättää
- rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
- rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
- rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
- rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
- rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttaa koko Vuokatinranta Oy:n henkilökunta.

Järjestelmän ylläpidosta huolehtii TAHKOcom Oy:n atk-vastaava, joka hoitaa myös rekisteriin liittyviä muita atk-teknisiä asioita.

19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.